Претензия поставщику: как и в каких случаях пишется?
Любые деловые отношения должны быть закреплены в правильно оформленных документах. Не рекомендуется использовать устные договоренности даже при работе с проверенными поставщиками. Только в этом случае при возникновении проблем можно будет составить претензию, а впоследствии при необходимости и обратиться в суд.
Случаи составления претензии
Вопрос как написать письмо претензию поставщику, образец которого повсеместно ищут в интернете, чаще всего возникает в следующих случаях:
- когда поставщик нарушает договорные обязательства;
- если покупатель отправил предоплату, но товар не получил;
- если при поставке обнаружились повреждения, недостача или брак.
Подобные ситуации предусматривают разбирательство в суде. Но прежде чем обратиться в официальные органы, требуется провести досудебное урегулирование конфликта. Многие считают, что такого же подходящего решения подобных ситуаций, как писать претензию поставщику, больше не существует.
Прежде чем приступить к составлению претензии, следует во время приемки товара составить акт, в котором регистрируется информация о наличии расхождений по качеству, а также количеству. Сделать это следует сразу во время прихода товара. Законом конкретный срок составления акта и направления претензии не закреплен, сказано лишь, что сделать это следует в разумные сроки. Чтобы избежать проблем, период, который отводится покупателю на выставление требований, прописывается в договоре. В соответствии с деловыми обычаями он обычно составляет 30 календарных дней со дня поступления товара.
Нередко постоянные деловые партнеры обходятся без составления актов и претензий. В этом случае поставщик направляет своего представителя к покупателю или просит предоставить фото повреждений. Убедившись, что нарекания обоснованы, он осуществляет одно из следующих действий:
- заменяет поврежденный товар;
- забирает негодный товар, осуществляет возврат средств;
- бывают случаи, когда поставщик выплачивает штраф за доставленные неудобства.
Чаще всего постоянные партнеры действуют именно так, не доводя до разбирательств. Если же на словах конфликт уладить не удастся, придется все-таки документально урегулировать конфликт.
Правила оформления
Для написания претензии поставщику не существует законодательно установленных форм. Достаточно оформить письмо определенного содержания на бланке организации. Чтобы понять, как писать претензию поставщику, образец искать не требуется. Важно в письме указать следующую информацию:
- номер и дату договора;
- реквизиты сопроводительных документов;
- суть проблемы – недостача, брак в товаре;
- требования – обмен товара, возврат оплаченных средств;
- контактные данные исполнителя, занимающегося претензиями.
Для подтверждения изложенных в претензии требований можно приложить к ней фото и видеосъемку. В обязательном порядке к письму потребуется приложить акт и все необходимые документы.
Удобнее всего направить претензию поставщику по почте заказным письмом с уведомлением. Нелишним будет продублировать ее по электронке. Это повысит оперативность принятия решения. Удобно вести журнал, в котором отражаются все претензии и мероприятия по ним.
Что делать, если претензия осталась без ответа?
Обычно у специалистов, которые давно занимаются проблемными поставками, имеется на то, как пишется претензия образец. Поставщику же нелишним будет понимать: если он никак не прореагирует на такое письмо, велика вероятность начала судебного процесса.
Для подачи иска заявителю потребуются:
- непосредственно претензия;
- подтверждение ее вручения поставщику (например, почтовое уведомление);
- все документы по поставке.
Также судья может потребовать обосновать процесс работы по претензии. Поэтому все переговоры желательно фиксировать. Зачастую контрагенты с целью получения письменного подтверждения взаимодействия осуществляют его при помощи электронной почты.
Важно не только понимать, как пишется претензия поставщику, но и внимательно изучить условия договора с ним. Если в этом документе отражены штрафы и неустойки за невыполнение договорных обязательств, их смело можно включать в иск. Кроме того, от поставщика можно потребовать возместить все расходы, связанные с судебным процессом, в том числе государственную пошлину.
Таким образом, при получении некачественного товара покупателю не остается ничего другого, кроме как составить претензию поставщику. Образец при этом искать нет необходимости. Достаточно написать письмо в свободной форме. Нелишним будет знать, что если поставщик не примет меры по выставленной в его адрес претензии, покупатель имеет право обратиться в суд с целью взыскания причиненного ущерба.
