Скачать бесплатную работу можно по короткой ссылке. Ознакомится с содержимым можно ниже.
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА МЭСИ, ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА 6
1.1.Нормативная база в сфере делопроизводства 6
1.2. Характеристика объекта исследования, особенности деятельности 17
1.3.Организационная структура университета, задачи и функции структурных подразделений 19
1.4.Функции и задачи делопроизводственной службы МЭСИ, ее место в структуре учреждения 30
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЭСИ 34
2.1. Характеристика основных видов документов университета 34
2.2. Основные требования к оформлению документов в университете 38
2.4.Организация формирования дел и подготовки документов для передачи на хранение 49
2.5.Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности университета посредством внедрения информационных технологий 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 61
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 64
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Управленческие процессы и их документационное обеспечение в любой организации требуют обязательного регулирования. Регуляторами выступают, прежде всего, нормы законодательных и иных правовых актов, принимаемых государственными органами. В соответствии с ними действуют нормативно-методические документы общегосударственного, межотраслевого действия, устанавливающие правила, методы и технологические приемы работы, в том числе с документной информацией.
Однако наряду с этим важная роль принадлежит внутренним организационным документам, которые разрабатываются и принимаются самими учреждениями, организациями и предприятиями. Именно они регламентируют управленческие действия, то есть устанавливают порядок и фиксируют определенные условия их эффективного выполнения в конкретной организации. Среди таких условий можно выделить определение четкой структуры и правового статуса определенного звена управления, закрепление его функций и порядок функционирования, кооперацию и разделение труда работников. Кроме того, очень важно разработать и закрепить правила выполнения различных видов работ, в частности по документационному обеспечению управления.
Необходимость разработки внутренних документов диктуется законодательством, которое определяет их как регуляторы внутренней жизни любой структуры. Являясь локальными нормативными актами, они составляют правовую основу деятельности конкретной организации, так как содержат нормы, обязательные для исполнения, как органами управления, так и работниками.
Управление сферой образования это вид социального управления, целенаправленно воздействующего на образовательную сферу в целях сохранения, упорядочения, совершенствования и развития образования.
Управление образованием осуществляется через систему органов государственной власти, представленных на федеральном уровне Министерством образования и науки Российской Федерации, Федеральным агентством по образованию, на уровне субъектов Российской Федерации -департаментами, управлениями, комитетами образования при правительствах округов, краёв, областей. Организационная форма органов управления образованием определяется правительствами, администрациями, возглавляющими субъекты Российской Федерации.
Органы управления образованием на уровне субъектов Российской Федерации являются одновременно и подчиненной структурой подчиняясь федеральному органу власти, и управляющей на уровне региона.
В системе управления образованием функционируют две составляющие ее подсистемы управления: внешняя — вне пределов субъекта Российской Федерации, и внутренняя, функционирующая, соответственно, внутри субъекта Российской Федерации.
Эти подсистемы взаимодействуют и взаимовлияют друг на друга посредством документационного обеспечения, эффективность которого позволяет обеспечить динамичность управления образованием, выражающуюся в резком сокращении времени между появлением новых факторов общественной жизни и реакцией на них региональной системы образования.
Таким образом, документационное обеспечение выступает важнейшим элементом современной системы управления образованием.
Документационное обеспечение управления это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Важной составляющей документационного обеспечения управления является информационная деятельность органов управления, включающая сбор, анализ данных, необходимых для управленческой деятельности, передачу их в отдельные государственные властные структуры и подведомственные учреждения.
Цель документационного обеспечения управления образованием это организация процессов документирования, передачи, использования и хранения документов, информирование органов управления обо всех процессах, происходящих в сфере образования, что позволяет принимать эффективные управленческие решения, реализация которых, в итоге, направлена на повышение качества образования в регионе и в стране в целом.
Интерес к рассматриваемой теме обусловлен тем, что анализ документационного обеспечения в сфере образования позволяет повысить качество подготовки документов, определить количественные и качественные критерии документации и информации, оптимизировать механизмы сбора, экспертизы и отбора информации, для решения поставленных задач.
Целью дипломной работы является анализ постановки документационного обеспечения деятельности учреждения, организация и направление его совершенствования.
Задачи дипломной работы:
— рассмотреть нормативную базу в сфере делопроизводства;
— рассмотреть характеристику исследуемого учреждения и его особенности;
— рассмотреть анализ документационного обеспечения деятельности учреждения;
— предложить рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности.
Объектом исследования является Красноярский филиал Московского государственного университета экономики, статистики и информатики.
Предметом исследования является формирование и развитие системы документационного обеспечения управления.
Источником исследования послужили законодательные и нормативно-правовые акты по вопросам управления документацией и делопроизводства. Российские стандарты в которых определены основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента административной и служебной деятельности организаций, закреплены требования к управлению документами, проведению унификации и применению унифицированных систем документации, оформлению организационно-распорядительной документации, документов НИОКР, терминологии в области делопроизводства, архивного дела, электронного обмена информацией. Создание и эксплуатация компьютерных систем и технологий обработки документации осуществляется на основе правил, изложенных в комплексе стандартов на автоматизированные системы и других стандартах серии «Информационная технология». Самостоятельное значение для раскрытия темы дипломной работы имели публикации в сборниках трудов конференций, в частности, труды Международной научно-практической конференции «Документация в информационном обществе», журнальная периодика и литература по вопросам документационного обеспечения управления.
Структура дипломной работы состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованной литературы и приложения.
В дипломной работе был проведен анализ постановки документационного обеспечения деятельности учреждения, организация и направление его совершенствования на примере Красноярского филиала Московского государственного университета экономики, статистики и информатики (МЭСИ).
Красноярский филиал Федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Московский государственный университет экономики, статистики и информатики (МЭСИ)», основанный в сентябре 1997 года, является одним из значимых образовательных подразделений МЭСИ и занимает достойное место среди вузов г. Красноярска по подготовке высококвалифицированных специалистов в области экономики, информатики, менеджмента, маркетинга, юриспруденции. Красноярский филиал является проводником инновационных подходов к организации и проведению учебно-методической, педагогической и научной работы, связанных с применением новейших образовательных технологий. Красноярский филиал МЭСИ внедрил новейшие технологии электронного обучения (E-learning), позволяющие проводить обучение через сеть Интернет с использованием систем управления обучением.
В филиале создана ИТ-инфраструктура. Современное программное обеспечение, локальная компьютерная сеть, аудитории, оснащенные компьютерами с современными пакетами прикладных профессиональных программ, мультимедийным оборудованием и системами связи, позволяют вести учебный процесс на высоком уровне. Филиал активно использует передовые технологии головного вуза: информационно-образовательную среду «Виртуальный кампус», интерактивную видеоконференцсвязь, онлайн-трансляции в режиме реального времени.
Оперативный доступ к информационным ресурсам вуза обеспечивает корпоративный портал, создана электронная библиотека.
Каждый студент имеет возможность при подготовке к учебным занятиям пользоваться электронными учебниками, пособиями, презентациями и другими элементами учебно-методического комплекса, разработанного по каждой дисциплине. При оценке знаний и навыков студентов используется как традиционная, так и больно-рейтинговая системы оценки.
Документационное обеспечение управления образованием это организация процессов документирования, передачи, использования и хранения документов, информирование органов управления обо всех процессах, происходящих в сфере образования, что позволяет принимать эффективные управленческие решения, реализация которых, в итоге, направлена на повышение качества образования в регионе и в стране в целом.
Руководство и контроль ведения делопроизводства в МЭСИ осуществляет организационное управление, отдел делопроизводства.
Отдел по делопроизводству занимается обеспечением и совершенствованием делопроизводства в Красноярском филиале МЭСИ. Осуществляет подготовку и проведением заседаний, совещаний, семинаров, конференций. Занимается организацией и осуществлением взаимодействия администрации филиала со структурными подразделениями, а также доставкой и получением корреспонденции, осуществляет внедрение и поддержку системы менеджмента качества в филиале. В функции отдела делопроизводства входят организационно-техническое обеспечение административно-распорядительной деятельности руководителя филиала, оформление протоколов заседаний дирекции и совещаний; обеспечение контроля исполнения решений заседаний дирекции и совещаний, плановых мероприятий, отданных распоряжений и поручений; организация делопроизводства в филиале; контроль за соблюдением стандартов МЭСИ; организация мероприятий по обучению сотрудников филиала, в т.ч. региональных представителей, ведение документооборота филиала, в т.ч. электронного; контроль исполнения входящих документов, в т.ч. приказов и инструктивных писем МЭСИ; обеспечение оперативной связи администрации филиала с руководителями структурных подразделений.
Организационное управление дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями университета, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение вновь принятых работников, а так же работников ответственных за ведение делопроизводства в своем подразделении, которые назначаются руководителем структурного подразделения.
В Красноярском филиале МЭСИ установилась смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть в структурных подразделениях. Сложившаяся первоначально организационная форма постановки делопроизводства может претерпевать изменения, которые чаще всего связаны с переездом в другие помещения и компьютеризацией управленческого труда. Выбранная форма делопроизводственного обслуживания закрепляется в Положении о службе делопроизводства и в Инструкции по делопроизводству.
В целях совершенствования постановки документационного обеспечения деятельности учреждения предложены следующие рекомендации.
Первый подход это совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий. Такой подход проще в реализации. Он может быть реализован как на конкретном компьютере, так и в рамках локальной сети. Он ориентируется на существующую структуру университета, связан с минимальной степенью риска, дает возможность сразу оценить эффект от внедрения новых информационных технологий. Он оправдан в малых и средних по размеру организациях, фирмах, при отсутствии возможности и необходимости комплексного подхода к решению проблемы, а также в фирмах, где специфика основной деятельности и ее делопроизводство не дают возможность эффективно использовать типовые решения. Нестабильность ситуации в обществе заставляет малые и средние организации «жить сегодняшним днем» и выбирать именно эту стратегию использования современных информационных технологий в своей системе управления.
Второй подход это комплексное внедрение информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления. Этот подход позволяет создать единое информационное пространство в университете. Для его реализации используют специализированные комплексные информационные технологии. Он является наиболее эффективным способом решения проблемы в целом, однако требует наличия больших ресурсов (финансовых, людских и прочих), модернизации организационной структуры (качественное изменение, перестройку) университета, продолжительного временного периода реализации. Такая стратегия характерна для крупных организаций таких как МЭСИ.
