Отчет по практике: Делопроизводитель в ГБПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

Отчет по практике: Делопроизводитель в ГБПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж»

Скачать бесплатную работу можно по короткой ссылке. Ознакомится с содержимым можно ниже.

Отчет   о  прохождении  практики

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ делопроизводителя

Перечень нормативно-правовых актов

Эффективный контракт

Полное наименование — государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Свердловской области «Ирбитский гуманитарный  колледж» (далее — Бюджетное учреждение).

Сокращенное наименование — ГБПОУ СО «Ирбитский гуманитарный колледж».

Организационно-правовая форма – Бюджетное учреждение.

Тип образовательной организации — профессиональная образовательная организация.

Тип государственного учреждения — Бюджетное учреждение.

Место нахождения Бюджетного учреждения (юридический адрес):             623856, Свердловская область, г. Ирбит, ул. Первомайская, 39;

Фактический адрес:

623856, Свердловская область, г. Ирбит, ул. Первомайская, 39;

Учредителем Бюджетного учреждения является Свердловская область. Собственником имущества – Российская Федерация.

Директор: Ирина Андреевна Казанцева

(Назначена на должность директора колледжа распоряжением Правительства

Свердловской области от 19.07.2012 г. № 1405-РП)

Зам.директора: Кузнецова Ксения Владимировна

Зам.директора: Забелина Нина Ивановна, осуществляет преподавательскую деятельность.

Организационную структуру организации можно определить как совокупность функциональных областей и уровней управления, между которыми существует система взаимосвязей, обеспечивающих выполнение необходимых функций управления для достижения целей организации (предприятия). Основными элементами данной структуры организации являются ее подразделения (отделы), созданные на различных уровнях управления, и связи между ними.

Структура рассматриваемого учреждения представлена:

Во главе –директор учреждения, управление разделено на 2 части-управление ресурсной и финансово-экономической системой и управление образовательной системой. Отделы, из которых состоит структура:

Планово-экономический отдел.
Кадрово-юридический отдел.
Отдел обеспечения комплексной безопасности.
Отдел организации и сопровождения образовательного процесса.
Информационно-методический отдел.
Рассмотрим подробнее структуру 2 отделов:
1. Планово-экономический отдел.

Во главе отдела-экономист, с выполнением функций руководителя структурного подразделения, в его подчинении находятся: бухгалтер, с выполнением функций кассира; бухгалтер; программист(0.5); водитель легкового автомобиля, с выполнением функций механика и зав.гаражом.

2.Кадрово-юридический отдел.

Во главе отдела-специалист по кадрам, с функциями начальника кадрово-юридического отдела, в его подчинении находятся: юрист-консульт(0.5), секретарь руководителя, с выполнением функций офис-менеджера, архивариус, с выполнением зав.архивом, курьер.

Целями деятельности Бюджетного учреждения являются:

1) осуществление образовательной деятельности по образовательным программам среднего профессионального образования — основная цель деятельности Бюджетного учреждения;

2) осуществление образовательной деятельности по образовательным программам, указанным в подпунктах 2 и 3 пункта 19 Устава, реализация которых не является основной целью деятельности Бюджетного учреждения;

3) удовлетворение потребности граждан в получении профессионального образования в соответствии с федеральными государственными образовательными стандартами;

4) создание комплекса условий, обеспечивающих получение качественного образования.

В процессе прохождения практики в качестве делопроизводителя, в период с 25.10.2015г. по 29.10.2015г.(всего 10часов)  для получения профессиональных навыков:

-ознакомились  с правовым  статусом учреждения;

-со структурой и спецификой деятельности специалиста-делопроизводителя (приложение №1);

-ознакомились с отдельными видами нормативно-правовых актов регулирующих деятельность делопроизводителя (приложение №2);

— составляли эффективный трудовой договор (в соответствии  постановлением    вся система образования переходит на эффективный контракт, который в процессе практики мы составили (приложение №3)

— участвовали в разработке должностных инструкций на должность делопроизводителя(приложение №4)

В архиве мы осуществляли проверку формирования дел, в результате чего нами были выявлены следующие замечания:

-формирование дел не по хронологии;

-неправильное оформление титульного листа дела;

-отсутствие листа-заверителя;

-неправильная нумерация листов в деле (или отсутствие);

В процессе  практики  работы  затруднений у нас не было, замечаний по ведению и организации практики нет.

Работа руководителя практики и его отношение к своему делу нам понравилась.

Нам очень понравилось работать в дружном коллективе, эффективно общаться с коллегами.

Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица)
Делопроизводитель должен знать:
4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
5.1. Положением о (канцелярии; отделе документационного  обеспечения; ином структурном подразделении)

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию направляет в структурное подразделение

— Передает документ руководителю организации на рассмотрение.

— Регистрирует документ после резолюции руководителя в журнале входящей документации.

— Присваивает документу номер.

— Направляет документ после резолюции руководителя на исполнение в структурное подразделение.

— Регистрирует документ в журнале исходящей документации.

— Присваивает документу исходящий номер и отправляет заявителю (почта России, л. Почта и т.д.).

2.2. В соответствии с резолюцией руководителя предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных

— Специалист принимает документ и заносит в базу данных (электронный журнал):

-Регистрационный номер документа;

— ФИО, адрес, наименование учреждения заявителя;

— Тема запроса или обращения документа;

— ФИО исполнителя;

— Дата исполнителя

— Отметка об исполнении

2.3. Ведет учет полученной и отправленной корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива

— Определяет отправителя и вид документа

— Регистрирует в соответствии с видом документа

— Формирует документы в хронологическом порядке внутри дела

2.4. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по регистрированным документам

— Направляет исполнителю в соответствии с резолюцией

— ставит на контроль в журнале регистрации и на документе

— Проверка исполненного документа в соответствии с ГОСТом

— Осуществляет поиск сведений по  документу (номер, дату,)

2.5. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый поиск

— Ведет электронный журнал входящей и исходящей корреспонденции с добавлением аннотации каждого документа

2.6. Подготовка и сдача документов в архив

— Создает опись, историческую справку

— Передает в архив

2.7. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации

— Не разглашает служебную тайну

2.8 Работник осуществляет работу в структурном подразделении работодателя: кадрово-юридическом отделе

2.9  Работа у работодателя является для работника: основной

2.10  Настоящий трудовой договор заключается на: бессрочный срок

2.11 Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания

2.12 Дата начала работы «01» октября 2015 г.

2.13 Работнику устанавливается срок испытания продолжительностью 3 месяца (недель, дней) с целью проверки соответствия работника поручаемой работе.

Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Поиск в базе готовых дипломных работ.